Como resolver problemas com comprometimento e diversão?

Essa é uma pergunta que habita a minha mente desde que comecei a trabalhar em grandes empresas há 19 anos atrás. Todos sabem que quanto maior a empresa, maiores são os problemas… isso é um fato que ninguém pode mudar. O que podemos mudar é a forma de expor tais problemas, engajar as pessoas na sua resolução e, principalmente, quais dinâmicas que serão utilizadas para lidar com isto.

Durante muitos anos, utilizei diversas ferramentas para descobrir e tentar dissolver problemas: foram diversas planilhas, documentos, templates, entre outros que muitos de vocês já usaram ou ainda usam até hoje. Vale citar ainda as intermináveis reuniões semanais para acompanhamento do problema. O que sempre vi nessas experiências foi um enorme desperdício de tempo, de foco e de pessoas.

Partindo desta insatisfação, percebi que precisava de algo que fosse rápido, envolvente e dinâmico, e que falasse a mesma língua de um ambiente ágil. Mas que algo seria esse, se toda a experiência que eu tinha me remetia àquelas ferramentas e estratégias do passado? Durante essa busca conheci o Learning Canvas, ferramenta do Learning 3.0. Assim que fui apresentada à ela, percebi que tinha em mãos a oportunidade de experimentar algo novo no meu ambiente de trabalho. E essa é a história que conto pra vocês a seguir.

COLABORANDO PARA SOLUCIONAR

No nosso backlog de TI temos vários problemas relacionados à aplicação da tecnologia que criamos, e sobre como ela se relaciona entre os times. Conversei com nosso CTO e perguntei se ele teria algum tópico importante que contivesse problemas a serem abordados e resolvidos. Percebendo que aquele era o momento ideal para introduzir o Learning Canvas, revelei que o tópico envolveria todos os times da empresa que tivessem alguma contribuição para dar.

Assim que foi escolhido o tema, enviei um email para todos da TI dizendo que no dia seguinte, na parte da manhã, faríamos uma dinâmica e que seria importante que todos participassem e dessem a sua contribuição.

No dia seguinte, coloquei o canvas na parede, e quando todos chegaram expliquei o motivo de experimentarmos essa ferramenta. Mostrei como ela funcionava e então identificamos os papéis (Asker, Sharer e Facilitador). Tirei as dúvidas que foram surgindo e distribui para cada participante post-its e caneta. Começamos então com o Asker colocando os post-its com os Problemas e Sintomas existentes, o que nos lembrou algumas situações vividas por muitos ali. Após os sintomas, ele apresentou quais os Resultados Esperados, ou seja, qual o cenário desejado. Os participantes fizeram várias perguntas relacionadas à tecnologia e responsabilidades dos times e ao cessar as perguntas, pedi para eles escreverem suas experiências em relação a esse problema… nesse momento, as pessoas interagiram e compartilharam histórias relacionadas aos problemas. Muitos se identificaram por terem vivido a mesma experiência em contextos diferentes, o que foi uma surpresa, já que nunca tinha-se investido tempo para essa troca de conhecimento.

No momento que isso aconteceu, foi estabelecido um laço de confiança entre os participantes, pois ficou claro que todos ali passavam pelos mesmos problemas, e que agora precisavam se unir para resolvê-los.

Após a discussão em volta de todos os post-its colocados na coluna Experiências, começamos a concepção das Ideias. Os participantes discutiram diferentes formas para atacar os problemas e colocaram estas ideias nos posts its. O próximo passo foi o Asker voltar a olhar o canvas e, diante de todas as Experiências e Ideias compartilhadas, construir seu Plano de Ação, contendo as ações, os responsáveis por elas e o momento de fazê-las. Comprometimento selado!

É importante lembrar que toda a dinâmica foi feita num único momento. Paramos para discutir e resolver o problema, que era pertinente a todos os envolvidos, e depois retornamos para nosso trabalho, com a proposta de solução e uma enorme expectativa de ver aquele problema ser, definitivamente, solucionado!

CONCLUSÃO

O Learning Canvas foi muito bem aceito por toda a nossa equipe. Trouxe motivação, integração, confiança, novos questionamentos e responsabilidade para as pessoas. É uma ferramenta de uso simples, onde o foco principal é envolver diferentes perfis de pessoas na busca por possíveis soluções para os problemas expostos. O Learning Canvas foi adotado pela empresa como uma das boas práticas para utilizarmos no nosso dia-a-dia.

Como facilitadora, a lição aprendida foi: O tempo que INVESTIMOS (e não perdemos) para realizar a dinâmica foi incomparavelmente menor do que o tempo que nos mantivemos frente a um problema ativo sem solução!

 

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