Retrospectiva pode ser um tipo de reunião que você acha fácil fazer… Mas não é! A retrospectiva é uma reunião de inspeção e adaptação, seja realizada em projetos ágeis ou cascata, que tem como grande objetivo levantar o que funcionou bem, o que não funcionou e como podemos melhorar na próxima execução e entrega.
Você reparou que usei a palavra PODEMOS? O verbo foi conjugado no plural porque é dever de todos os integrantes de um time, pensar em melhoria constante, focando em soluções, sem “apontar dedos” e ofender outros colaboradores. É o momento que o time tem para conversar sobre o trabalho realizado dentro de um período, levantar os pontos de atenção e criar novas formas de fazer e solucionar. Por isso, temos que deixar reservado um bom tempo para haver essas discussões, pois elas são saudáveis para a continuação do projeto.
… Eh quando devemos realizar retropectivas? A resposta é sempre que houver necessidade. Times recém formados em inicio de projeto é importantíssimo realizar retrospectivas ao fim de cada iteração (1 semana, 15 dias, 1 vez por mês). Levante todos os fatos que aconteceram e tirem ações de melhoria para o próximo ciclo. Com o passar dos meses, os integrantes do time vão se conhecendo e trabalhando de forma mais integrada e menos reativa. Por isso a importância da recorrência dessas reuniões. Já os times mais maduros, que estão trabalhando juntos, há algum tempo no mesmo projeto, podem se auto organizar e definir os melhores momentos para fazer, de acordo com a necessidade de rever todo o processo de trabalho.
As retrospectivas podem ser conduzidas de uma forma simples, fazendo apenas as perguntas que levantei acima, no inicio do artigo, utilizando materiais como post its, quadros, flips charts, canetas. Legal também realizar essas reuniões em lugares que vocês possam se ouvir e debater confortavelmente. Além das perguntas, podemos também utilizar dinâmicas para extrair os problemas e trazer as soluções, de uma forma divertida e tranquila. Abaixo segue alguns exemplos de técnicas que já utilizei com os times:
Técnica do M&M
A técnica é simples. Cada pessoa pega um confeito do pacote (pode ser chocolate, jujuba ou delicado). Cada cor de um confeito deve ser relacionado a uma parte processo de trabalho, como: sprint (amarelo), daily (vermelho), reviw (marrom), etc… A cor que a pessoa sortear vai ser o assunto que ela vai falar, o que foi legal e o que precisa melhorar 🙂 Você também pode focar em levantar mais sobre a vida de cada pessoa no time… Por exemplo: O que você ama fazer quando esta livre? (vermelho), o que você não gosta de fazer? (verde),… e assim vai! É legal fazer essa técnica quando o time acabou de se formar. Ajuda a gerar empatia e integração. Mas cuidado com as perguntas! Nada que seja invasivo.
TÉCNICA PDCA
*O que precisamos começar?
*O que podemos continuar?
*O que precisamos melhorar?
*O que temos que parar?
TÉCNICA STARFISH
*O que precisamos manter (keep doing)?
*O que precisamos parar de fazer (stop doing)?
*O que precisamos começar a fazer (start doing)?
TÉCNICA LEARNNING MATRIX
*O que foi bom?
*O que devemos parar de fazer?
*Novas ideias, formas de trabalhar
*Boas ações durante o ciclo
TÉCNICA HOT AIR BALLON
*Olhando para trás – o fogo e o ar quente: O que nos ajuda a ir mais alto – Quais são as coisas que nos empurram para a frente?
*Olhando para trás – forças puxando para baixo: Quais são as forças que nos puxam para baixo?
*Olhando para o futuro – tempestade: Qual é a tempestade pela frente? O que terá o nosso turbulenta viagem?
*Olhando para o futuro – sol: O que poderíamos fazer para evitar a tempestade e virar-se para dias de sol? O que vamos fazer para superar os possíveis desafios à nossa frente?
TÉCNICA DO PAPEL PICADO
Pegue uma folha em branco e escreva as palavras, dando espaço entre elas para depois cortar a folha, que falam sobre o processo. Tipo: PLANNING, REVIEW, RETROSPECTIVA, DAILY, GROOMING, USER STORY, SCRUM MASTER, PRODUCT OWNER, ENTREGA, QUALIDADE DE CÓDIGO… entre outros que você achar importante. Corte cada palavra dessa, dobre e embaralhe. Cada membro do time vai sortear um papel, vai ler e falar um ponto positivo e um ponto a melhorar daquela palavra. Depois se tiver mais alguem que queira complementar, pode abrir para discussão. Isso vai sendo feito até o último papel para sorteio.
TÉCNICA “VAMOS TRANSFORMAR”
Essa técnica utilizamos para refletir sobre como podemos melhorar a nossa atuação dentro da empresa com intuito de transformar o ambiente que trabalhamos. As perguntas são simples, mas muito importantes para sabermos onde e quando agir. Basta fazer as perguntas e pra cada pergunta, pedir o pessoal para colocar respostas nos post its e debatermos sobre as soluções propostas. Seguem as perguntas : “O que está fora do nosso alcance?”, ou seja, não vale focar nesse momento, pois não teremos força e nem braço para agir. “O que podemos fazer para influenciar?”, ações que podem ser feitas para influenciar pessoas, ambientes, cenários. “O que depende de nós?”, é nossa área, nos dividimos para agir, podemos e devemos fazer para promover mudanças.
Essas técnicas são fáceis de ser aplicadas com o time. Mais importante do que realizar as retrospectivas utilizando técnicas, é fazer com que o maior numero dessas ações levantadas, sejam feitas durante o ciclo de trabalho. Para isso, essas ações precisam e devem ficar expostas num local onde o time tenha visão, seja na parede de uma sala ou no quadro de trabalho do time (task board). Outra dica interessante, se possível, é revisitar essas ações nas reuniões diárias ou reuniões de status de trabalho do time, para que todos acompanhem o andamento e contribuam com a solução.
Resumindo, tenha momentos para conversar com o seu time sobre o trabalho que todos têm feito. Você não perde tempo! Você ganha integração, parceria, inovação, comprometimento e soluções para os possíveis problemas que possam aparecer 🙂
Até o próximo artigo!
Ferramentas on line usadas para comunicação:
- appear.in,
- Hangouts,
- Skype,
- Fuze,
- Zoom,
- WebEx.
Ferramentas on line usadas para Retrospectivas Ágeis: